하루에 혹은 일주일에 몇 번이나 회의를 하시는지요? 업무회의, 부서회의, 팀장회의, 간부회의에다 소소한 회의까지 합치면 하루가 회의만 하다 끝날 때도 있습니다. 그나마 이왕 시작한 거 깔끔하게 결론이나 나면 좋으련만 이 얘기 저 얘기 하다 산으로 가고, ‘그래서 결론이 뭐지?’ 하고 고개를 갸웃할 때도 있고요. 이런 날이 반복되면 ‘회의(會議)가 회의(懷疑)적이군’ 하는 말이 절로 나오지요. 회의를 잘하는 것도 쉽지 않아 보입니다. 과연 지금 우리는 어떤 회의를 하고 있는지, 나는 어떤 마음으로 회의에 참석하고 있는지 점검해봅니다. – 편집자 주
회의 참석자들의 지위가 다양할 때, 직급이 낮은 직원은 상관 앞에서 의견을 발표하는 것이 내키지 않을 것이다. 이런 경우에 당신이 의장이라면 분위기를 잘 살펴서 상관이 말을 하기 전에 직급이 낮은 사람들이 먼저 정보를 제공하거나, 의견을 표출할 기회를 마련해 주어라. 이때는 무대 감독의 역할을 어느 정도 발휘하는 것이 중요하다. 수줍음을 많이 타고 말하기를 꺼려하는 사람을 대할 때와 마찬가지로 직급이 낮은 사람이 발언하는 것을 환영하고 격려해줘야 한다.
– 수 비숍
조직이 잘못 짜여 있으면 회의에 그대로 나타난다. 목표를 달성하는 경영자들은 ‘우리가 회의를 개최하는 이유가 무엇인가?’ ‘무슨 결정을 내리려고 하는가?’를 정확하게 알고 이해시켜야 한다.
– 피터 드러커
취업포털 커리어가 직장인 543명을 대상으로 설문 조사한 결과 회의 효율성은 5점 만점에 평균 2.8점에 그쳤다. 회의가 비효율적이라 생각하는 이유는 ‘결론은 없고 시간만 낭비하기 때문에’가 47%로 1위를 차지했다. 이어 ‘항상 결론은 상사가 결정하기 때문’ 26.5%, ‘회의를 하지 않아도 되는 문제인데 회의를 하기 때문’ 14.6%, ‘의견을 내는 사람만 내기 때문’ 7.3% 순이었다.
또한 전체 응답자의 42.1%는 회의에 적극적으로 참여하지 않는다고 답했다. 이유는 ‘적극적으로 의견을 내면 내 일이 될 것 같아서’가 30.7%를 차지했다. ‘갈등에 휘말리고 싶지 않아서’ 28.4%, ‘의견을 내도 반영되지 않아서’ 25.7%, ‘아이디어가 떠오르지 않아서’ 15.2% 등의 답변도 다수였다. 한편 직장인들은 ‘비효율적인 회의’를 일주일에 평균 3.2회 정도 참석하는 것으로 나타났다.
‘1~2회’가 44.6%로 가장 많았으며 ‘3~4회’ 26.5%, ‘5~6회’ 15.1%, ‘전혀 하지 않는다’는 응답도 4.6%였다.
